Privacyverklaring Boutr Boekhouden

Boutr IT respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens wij verwerken wanneer je Boutr Boekhouden gebruikt, waarom, op welke grondslag, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1.Wie wij zijn

Verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is Boutr IT (eenmanszaak), gevestigd te Ede, KvK 42114724. Voor privacyvragen bereik je ons via info@boutrit.nl.

Wij hebben geen wettelijke verplichting om een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te stellen en hebben deze ook niet aangesteld. Voor alle privacyzaken kun je bovenstaand adres gebruiken.

2.Onze twee rollen

Bij het gebruik van Boutr Boekhouden vervullen wij twee verschillende rollen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke — voor de gegevens die nodig zijn om jóu een account en dienst te leveren, zoals je registratie-, bedrijfs-, betaal- en gebruiksgegevens. Deze verwerkingen worden in deze verklaring beschreven.
• Als verwerker — voor de persoonsgegevens die jij in de dienst invoert over je eigen klanten en relaties (bijvoorbeeld op facturen, in de urenregistratie of op bonnen). Voor die gegevens ben jíj verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken ze uitsluitend in jouw opdracht. Daarop is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

3.Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe je de dienst gebruikt, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash), en instellingen voor tweefactorauthenticatie.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer (IBAN — versleuteld opgeslagen), logo en huisstijl.
• Administratie- en klantgegevens: facturen, offertes, urenregistratie, ritten (van- en naar-adressen), uitgaven en geüploade bonnen, abonnementen, en de daarin opgenomen gegevens van jouw eigen klanten. Voor deze gegevens treden wij als verwerker op (zie artikel 2).
• Betaalgegevens: gegevens over je abonnement en betalingen. Volledige betaalgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverleners; wij ontvangen daarvan bevestigings- en statusgegevens.
• Inlog- en technische gegevens: IP-adres, browser/apparaat (user-agent), tijdstippen van inloggen en handelingen, en beveiligingslogboeken (audit-logs).
• Communicatie: berichten en vragen die je aan ons of via de boekhouder-samenwerking stuurt.
• Gegevens via "inloggen met": log je in via Google of Microsoft, dan ontvangen wij van die aanbieder je naam en e-mailadres om je account te koppelen.

4.Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen en op een geldige grondslag uit de AVG:

Verwerken wij gegevens op basis van je toestemming, dan mag je die toestemming altijd weer intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvóór hebben plaatsgevonden.

5.Cookies en sessies

Boutr Boekhouden gebruikt uitsluitend functionele en noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken (zoals lokale opslag) om je ingelogd te houden, je voorkeuren (waaronder licht/donker thema) te onthouden en de dienst te beveiligen. Deze zijn nodig om de dienst te laten werken en vereisen geen toestemming.

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en volgen je niet voor marketingdoeleinden.

6.Sub-verwerkers en derden

Wij verkopen je gegevens niet. Wij schakelen wel zorgvuldig geselecteerde dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten wij verwerkers­overeenkomsten en, waar nodig, afspraken over internationale doorgifte.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of bevoegde autoriteiten.

7.Doorgifte buiten de EER

Je gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (Nederland). Voor enkele in artikel 6 genoemde dienstverleners kan doorgifte naar landen buiten de EER (met name de Verenigde Staten) plaatsvinden. In die gevallen zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, doorgaans via de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en aanvullende maatregelen. Een kopie van de waarborgen kun je bij ons opvragen.

8.AI en bonnenherkenning

Als je een bon of factuur uploadt om gegevens automatisch te laten uitlezen, verwerken wij de afbeelding met een AI-dienst (Anthropic Claude) om er velden als bedrag, datum, leverancier en btw uit te herkennen. Dit is een hulpmiddel: er worden op basis hiervan geen besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor jou of anderen genomen. Jij controleert de herkende gegevens altijd zelf voordat ze in je administratie worden vastgelegd. De verwerkte inhoud wordt door de AI-dienst niet gebruikt om modellen te trainen, conform onze afspraken met de aanbieder.

9.Bewaartermijnen

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat vereist:

• Account- en administratiegegevens: gedurende de looptijd van je account. Na beëindiging houden wij je gegevens 30 dagen beschikbaar voor export en verwijderen wij ze daarna, behalve waar een bewaarplicht geldt.
• Financiële en fiscale administratie (facturen, betalingen): ten minste 7 jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Inlog- en beveiligingslogboeken: een beperkte periode (in de regel tot 12 maanden) voor beveiliging en foutopsporing.
• Communicatie: zolang nodig voor de afhandeling van je vraag en daarna een redelijke termijn.

10.Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor al het dataverkeer;
• versleutelde opslag van bijzonder gevoelige velden, waaronder je IBAN (AES-256-GCM);
• wachtwoorden die uitsluitend als sterke hash worden opgeslagen, nooit leesbaar;
• tweefactorauthenticatie (2FA), beperking van inlogpogingen en tijdelijke accountvergrendeling;
• gescheiden toegang per klant (multi-tenant isolatie) en toegang op basis van rollen;
• audit-logging van beveiligingsrelevante handelingen;
• regelmatige back-ups.

11.Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• je gegevens in te zien (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (rectificatie);
• je gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), voor zover er geen bewaarplicht geldt;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming in te trekken.

Veel van deze rechten kun je direct in de dienst uitoefenen (inzien, aanpassen, exporteren). Voor overige verzoeken neem je contact met ons op via info@boutrit.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Gaat het om gegevens van jouw eigen klanten, dan handel je die verzoeken zelf af als verwerkingsverantwoordelijke; wij ondersteunen je daarbij conform de Verwerkersovereenkomst.

12.Kinderen

Boutr Boekhouden is een zakelijke dienst, gericht op ondernemers, en niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

13.Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van de dienst of van wet- en regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via de dienst of per e-mail.

14.Contact en klachten

Heb je een vraag of klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem contact op via info@boutrit.nl. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), de Nederlandse toezichthouder.